VERTRIEBSASSISTENZ | Assistent Leiter Verwaltung

Du arbeitest strukturiert, denkst kaufmännisch und behältst auch in einem dynamischen Vertriebsumfeld stets den Überblick? Zahlen, Auswertungen und Prozesse sind dein Metier – und du verstehst es, den Brückenschlag zwischen Innen- und Außendienst zu schaffen? Dann bist du bei unserem Kunden genau richtig.

Zur Verstärkung unseres Vertriebsteams suchen wir eine engagierte, präzise arbeitende Persönlichkeit, die den Außendienst und die Vertriebsleitung aktiv und zuverlässig unterstützt. In dieser zentralen Schnittstellenfunktion triffst du auf ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld – von der Datenaufbereitung und Berichterstattung bis hin zur Koordination von Bestellprozessen und logistischen Abläufen. Du bist die organisatorische Rückendeckung des Vertriebs und sorgst dafür, dass alles läuft – strukturiert, termingerecht und in hoher Qualität.

Unser Kunde ist ein traditionsreiches Südtiroler Unternehmen mit langer Geschichte und tiefen Wurzeln in der Region – und gleichzeitig ein moderner, wachstumsorientierter Betrieb mit klarer Ausrichtung auf Qualität, Effizienz und Kundennähe. Als etablierter Akteur im Lebensmittelbereich verbindet unser Kunde handwerkliche Südtiroler Tradition mit moderner industrieller Leistungsstärke.

Mit einem erfahrenen und eingespielten Vertriebsteam, einem breiten Produktportfolio und einem gut ausgebauten Netz an Handelsbeauftragten und Geschäftspartnern ist unser Kunde in Südtirol, in der gesamten Region und darüber hinaus bestens etabliert. Kurze Entscheidungswege, ein kollegiales Miteinander und ein echter Gestaltungsspielraum prägen die Unternehmenskultur – hier zählt, was man leistet.

VERTRIEBSASSISTENZ (F/M/D)

Die Aufgaben

Deine Rolle ist breit und abwechslungsreich: Du bist die organisatorische Stütze des Vertriebs, die Schnittstelle zwischen Außendienst, Vertriebsleitung und internen Abteilungen – und die Person, ohne die im Alltag vieles nicht so reibungslos liefe. Du übernimmst von Beginn an echte Verantwortung und gestaltest aktiv mit.

Eigenverantwortliche Erstellung und Aufbereitung der monatlichen Vertriebsberichte für den gesamten Außendienst – präzise, vollständig und termingerecht
Ausarbeitung und Analyse diverser Vertriebsstatistiken sowie gebietsspezifischer Auswertungen zur Entscheidungsunterstützung der Vertriebsleitung
Erstellung und laufende Pflege gebietsspezifischer Preislisten in Excel – aktuell, konsistent und für den Außendienst direkt nutzbar
Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung der regelmäßigen Außendienst-Sitzungen – inklusive Unterlagen, Tagesordnung und Protokollführung nach Vorgaben der Vertriebsleitung
Regelmäßige und strukturierte Berichterstattung an den Vertriebsleiter – aufbereitet, übersichtlich und handlungsrelevant
Kontrolle, Prüfung und gewissenhafte Eingabe schriftlicher Kundenbestellungen – mit dem Blick für Details und dem Anspruch auf fehlerfreie Abwicklung
Eigenverantwortliches Reklamationsmanagement in enger Abstimmung mit den Handelsbeauftragten (HBs) – von der Ersterfassung bis zur abschließenden Lösung mit Fokus auf Kundenzufriedenheit
Einholung von Anfragen und Angeboten für nicht übliche Transporte – inkl. Koordination mit Speditionen und internen Stellen
Verwaltung und Überwachung der Silobestände sowie strukturierte Leergutverwaltung in Excel – lückenlos, aktuell und jederzeit nachvollziehbar
Abrechnung und Kontrolle externer Frächter – korrekt, vollständig und in enger Abstimmung mit den zuständigen Abteilungen
Stellvertretung gemäß Tätigkeitsmatrix – verantwortungsbewusst und mit dem nötigen Überblick

Das ideale Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Vertriebs- oder Innendienst, idealerweise in einem produzierenden oder handelsorientierten Unternehmen
Sehr gute und sichere Kenntnisse gängiger Softwareanwendungen, insbesondere MS Excel (Tabellen, Auswertungen, Statistiken); Kenntnisse in ERP-Systemen (z. B. ALEA oder vergleichbar) sind ein deutliches Plus
Strukturierte, präzise und vorausschauende Arbeitsweise – du arbeitest selbstständig, setzt Prioritäten richtig und verlierst auch bei Parallelaufgaben nicht den Überblick
Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Diskretion – auch in intensiven Phasen bleibst du ruhig, konzentriert und lieferst Qualität
Kommunikationsstärke und echte Teamfähigkeit – du bist serviceorientiert, hörst zu und kommunizierst klar, sowohl intern als auch mit externen Partnern
Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung; gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab

Das Unternehmen bietet

Eine vielseitige, eigenverantwortliche Position mit echter Wirkung – du bist nicht Zuarbeit, du bist Schlüsselstelle im Vertrieb
Ein solides, traditionsreiches Südtiroler Unternehmen mit gewachsenen Strukturen, stabilem Marktauftritt und echter langfristiger Perspektive
Kurze Entscheidungswege, direkte Kommunikation und ein Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative gesehen und geschätzt wird
Ein kollegiales, wertschätzendes Team, das zusammenhält – mit echter Unterstützung in der Einarbeitung und darüber hinaus
Raum zur fachlichen Weiterentwicklung – wer Leistung bringt, hat hier Perspektive

Das Jahresbruttogehalt für diese Position beträgt € 35.000 - € 55.000, abhängig von Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung. Die Angabe bezieht sich auf das fixe Grundgehalt exklusiver variabler Vergütungsbestandteile (z.B. Leistungsprämien, Boni, Sachleistungen). Eine Überbezahlung ist bei bei besonders qualifizierten Profilen ausdrücklich möglich.